על מדידה אפקטיבית בעולם הגיוס

כל אחד ואחת מאתנו תוהה איך הגיוס בארגונו נראה ביחס לשוק, האם מצבו ביחס לאחרים טוב יותר או להיפך. נתונים חוצי שוק מאפשרים לכל אחד מאתנו  להבין מהן המגמות בתחום ועוזרות למי שנמצא רחוק מהן  לשבור פרדיגמות ולהבין שאכן הדבר אפשרי!

מאמר זה מתמודד עם סוגיית המדידה הארגונית בעולם הגיוס- איזה מדדים לבחור? מהם המדדים המקובלים וייתן לכל אחד ואחת מכם טיפים אפקטיביים ונתונים חוצי שוק המבוססים על “מדד היי קפיטל בגיוס”. נסו לענות על השאלות הבאות. אם התשובה לשאלות ניתנת לשליפה במהירות, יש לכם תשתית מדידה טובה, אם אתם צריכים למדוד ולאסוף נתונים לראשונה על מנת לענות עליהן – ניתן לשפר את מערך המדידה במערך הגיוס

הנה כמה דוגמאות- מה אחוז העובדים הנושרים בחצי שנה הראשונה לעבודתם בחברתכם? מהו יחס קורות חיים לגיוס בארגונכם? איך נראית עוגת הגיוסים שלכם? לכמה אחוזים מהגיוסים אחראי כל מקור? כמה מהם “חבר מביא חבר?” חברות השמה? הגעה ישירה של הארגון למועמדים? כמה זמן בממוצע לוקח לכם לגייס ? איך נראה משפך הגיוס שלכם? האם אתם יודעים כמה אחוזים מהמועמדים עוברים בממוצע כל שלב? האם יש לכם תשתית המאפשרת drill down לפי פרופילים או כל פרמטר אחר (סיבות הסרת מועמדות לדוג’) כאשר חשוב לכם לייצר פריצת דרך בפרופילים ומשרות מסוימות?

בסוגיית המדידה ובחירת המדדים הנכונים אנו חוזרים כמו בכל תחום אחר אל הגדרת המטרה. ארגונים רבים מגדירים את מטרת הגיוס שלהם כ”גיוס האנשים הטובים ביותר, בעלות הנמוכה ביותר ובזמן הקצר ביותר”. מטרה זו או כל מטרה שהגדרתם לעצמכם גוזרת מספר מדדי מפתח. החשוב שבהם, שאותו לצערי שוכחים הרבה ארגונים, הוא האם נמצאו העובדים המתאימים לארגון. איך מודדים זאת? יש המנסים למצוא קורלציה בין הציון בתהליך הגיוס למדד הצלחה ארגונית הקיים בארגון (הערכת עובדים לדוג’), ויש המודדים את אחוז הנושרים בתקופה ראשונית לאחר הגיוס בה ניתן לומר כי אם אדם לא שרד תקופה זו כנראה שלא היה צריך להיכנס אליו וזו לכן טעות גיוס. לאחר תקופה ראשונית זו ישנם הרבה גורמים מתערבים אשר ולכן קשה לייחס בצורה מלאה את הסיבה לתהליך הגיוס (ניהול כושל, תקשורת וכל הסיבות הטובות שאנו שומעים מעובדים בראיונות עזיבה). מהי התקופה? גם כאן הדעות חלוקות יחד עם זאת נהוג לומר כי חצי שנה היא תקופה מספיק קצרה כדי להתייחס לעובדים שלא צולחים אותה כטעות גיוס. מה שחשוב זה שבמערך המדידה הארגונית לא נמדוד רק יעילות בתהליך (תפוקות מול תשומות) אלא גם אפקטיביות, ונזכור כי הגיוס אינו עומד בפני עצמו (לא כל גיוס הוא הצלחה!) אלא בא לשרת מטרה ארגונית.

כמה תשומות ומשאבים אנחנו משקיעים בתהליך? האם מקורות הגיוס שלנו עובדים בשבילנו או שאנחנו עובדים בשבילם? האם אנחנו עורכים השוואה של יעילות המקורות? מחליטים אחת לתקופה מיהם המקורות המתאימים לנו? איך נראית עוגת התפלגות הגיוסים שלנו לפי מקור?

נתחיל בקורות החיים.

מה אחוז קורות החיים הנשלחים אליכם הנמצאים מתאימים ? מדד היי קפיטל של רבעון 1 2011 מצביע על 35% מכלל קורות החיים שנמצאו רלוונטיים. איך אתם ביחס לנתון זה? מה אחוז רלוונטיות של כל מקור? 51% מקורות החיים הנשלחים ע”י חברות השמה נמצאים רלוונטיים, 51% ממקור חבר מביא חבר, 49% נמצאים רלוונטיים מהאקדמיה ו 20% ממקור שוק פתוח (הגעה ישירה של הארגון למועמדים דרך האינטרנט, אתרי דרושים, אתר הארגון, רשתות חברתיות ועוד). ניכר כי מקורות הגיוס חבר מביא חבר וחברות השמה בעלי אחוזי רלוונטיות של קורות חיים גבוה יחסית, כלומר אחוז גבוה מקורות החיים הנשלחים נמצאים מתאימים.  אגב כדאי שתנתחו מעת לעת ניתוח לכל מקור ממש (חברת השמה ספציפית, אתר דרושים ספציפי), ביחס לעצמו וביחס לממוצע על מנת לקבל החלטות אופרטיביות.

שלב קורות החיים הוא רק השלב הראשון, מה הסיכוי מכל מקור למועמד לקבל הצעת עבודה? נתון זה הנקרא accept rate או שיעור ההתקבלות והוא מדד מקובל  לניתוח איכות המקור. כך למשל הסיכוי הכולל מהשלב המיוני הראשון בארגון (לא כולל שלב קורות החיים) לקבל הצעת עבודה הוא 14%. איך אתם ביחס לנתון זה? המשמעות היא שמתוך 100 מועמדים שמתחילים תהליך (ראיון טלפוני או שלב ראשוני אחר שאינו קורות חיים), 14 יקבלו הצעת עבודה. אם משווים נתון זה לכל מקור ניתן ללמוד עוד קצת על איכות מקור הגיוס. כך למשל הסיכוי של מועמד שהגיע ממקור חברת השמה לקבל הצעת עבודה הוא 6%, מועמד שהגיע ממקור שוק פתוח בעל 10% סיכוי להגיע להצעת עבודה, אקדמיה 15% , חבר מביא חבר בעל סיכוי גבוה של 23% וניוד פנימי כמה לא מפתיע עם סיכוי של 56% לקבל הצעת עבודה. האם אתם יודעים מהם הנתונים המקבילים שלכם בניתוח איכות המקורות גיוס שלכם?

מהי תמונת התפלגות הגיוסים שלכם?  

תמונה זו היא תמונת ראי (להוציא השקעה ארגונית) של רב עלויות הגיוס שלכם. במדד היי קפיטל לרבעון הראשון של 2011 מצאנו את ההתפלגות הבאה: חבר מביא חבר המקור המוביל עם 33% מהגיוסים, אחריו חברות השמה עם 25%, אחריו השוק הפתוח (אינטרנט – אתר חברה, אתרי משרות, רשתות חברתיות ועוד)  עם 16% מהגיוסים, ניוד פנימי עם  14% ומקורות גיוס ללא כוונת רווח, לשכות תעסוקה אחראים ל  12%מהגיוסים. מגמה מאוד ברורה שאנחנו רואים לאורך הזמן היא עלייה באחוז הגיוסים ממקור השוק הפתוח. עבור הארגון היום האפשרויות להגיע ישירות למועמדים בזכות הפלטפורמות האינטרנטיות הן כמעט בלתי מוגבלות, השימוש ברשתות החברתיות ברב החברות נמצא במגמת עלייה אם כי הגיוסים בפועל יחסית נמוכים (מגמה שוודאי תעלה עם התמקצעות השימוש בכלי). תמונת הראי לעליית הגיוס דרך השוק הפתוח היא הקטנת אחוז הגיוסים מחברות ההשמה וזאת בעיקר על מנת להקטין את עלויות הגיוס. חברות מקיימות היום יחסים עם מספר קטן יחסית של חברות השמה איכותיות וכן בהרבה ארגונים יש מדיניות הקובעת מה יוצא לחברות השמה ומה לא.

זוכרים את המטרה שהגדרנו?  “…בזמן הקצר היותר”. ארגונים מודדים לכן את זמן הגיוס ובהקטנתו משקיעים אנרגיה רבה. האם אתם יודעים מהו הזמן הממוצע לאיוש משרה לפי פרופיל? ממה הוא נובע ואיך הוא מתחלק? האם רב הזמן מושקע במציאת מועמדים מתאימים ועל מנת לשפרו יש לשפר את אפקטיביות מקורות הגיוס, אולי למצוא מקורות גיוס אפקטיביים  יותר, או שרב הזמן מושקע בתהליך הגיוס והדרך לקצר את כלל משך הזמן הוא בהתייעלות פנימית (ארגונים רבים מגדירים את תהליך הגיוס גם ברמה של הגדרת זמנים מצופים לכל שלב). בדרך כלל התמונה היא שבפרופילים מסוימים הקושי הוא במציאת מועמדים מתאימים ובכל הפרופילים ניתן לקצר את זמן הגיוס הפנים ארגוני ע”י הגדרת תהליך ותשתית מתאימה.

ניתן למדוד עוד הרבה דברים (אחוז מסרבי הצעת עבודה ועוד) אך כמו בכל דבר יש להפעיל גם כאן שיקולי עלות תועלת. המדדים נועדו לתת לנו תמונת מצב על מנת שנוכל להעריך ולשפר את תהליך הגיוס ולא על מנת לייצר עבודה לחינם. לכן את מידת המדידה ואת ה drill down שמבצעים בה צריך להתאים למצב והמיקוד הארגוני. סוגיה חשובה נוספת ביעילות המדידה היא מערכת המידע. חשוב כי מערכת הגיוס שלכם תוכל להפיק דו”חות כאלה בקלות ללא צורך לנהל תהליכי מדידה ידניים.

——————————————————–

איילת רוט הינה משנה למנכ”ל פילת מקבוצת היי קפיטל המתמחה בניהול ובפיתוח משאבי אנוש, המספקת פתרונות מתקדמים לארגונים ביניהם מיקור חוץ בגיוס ומש”א, ייעוץ ופיתוח ארגוני, תוכנת גיוס ופתרונות למידה מסורתיות ומתוקשבות.

 

השארת תגובה