ניהול רזה – מה למתודולוגיית ניהול רזה ולגיוס?

מי מאתנו לא היה בהרצאות ובכנסים המדברים על מנהל משאבי אנוש כשותף עסקי? הפיכת הגיוס ויתר מחלקות משאבי אנוש ממרכזי עלות למרכזי רווח הינה אחת מהמגמות הבולטות בתחום, ומכל אחד ואחת מאתנו מצופה לא רק להיות מומחה בתחומו אלא גם להיות מחובר לליבת העשייה הארגונית ולעסקיה.

אז כיצד מתחילים? הדרך להיות שם היא לנהל את הגיוס ואת משאבי אנוש כעסק לכל דבר. לניהול היבטים רבים בהם מדידת תוצאות וקביעת מדדי הצלחה המחוברים לתרומה לליבת העסקים של הארגון. נוסף על כך ישנו שיח ארגוני עסקי שעל כולנו כמנהלי הגיוס ומש”א להתחבר אליו. מאמר זה נותן זרקור על מתודולוגיית ניהול רזה (lean management) והיישום שלה בעולם הגיוס.

נשמע מסובך? תראו כמה זה פשוט: 

מתודולוגית ניהול רזה אשר יושמה בחברות רבות ומעסיקה רבות את התעשייה והאקדמיה, מעמידה במרכזה אופטימיזציה של תהליכים לשם מקסום יעילות ואפקטיביות תפעולית. ההבחנה המרכזית בבסיס התורה היא בין פעולות המייצרות ערך (בעיני הלקוח כמובן!) ומה שאינו מייצר ערך הנחשב בזבוז (Muda) ויש לבטלו או לצמצמו עד כמה שניתן. השאלות הראשונות שמתודולוגיה זו שואלת היא מיהו הלקוח של התהליך? מהי יצירת ערך בעיניו? אילו פעולות ותהליכים שאנו עושים תורמים ליצירת ערך זה ואילו לא?  אנו יכולים להבחין בין שלבים בהם מועמדים מתקדמים בתהליך לעומת שלבים של אדמיניסטרציה גרידא, בין תהליכי עבודה עם תוצאות אפקטיביות, לבין תהליכים אשר למרות ההשקעה הרבה, בינם לבין יצירת ערך ללקוחות של תהליך הגיוס, מעט מאוד.

אז בואו נעשה סדר בדברים. הנה בקצרה 7 סוגי הבזבוז וההקבלה שלהם בעולם הגיוס :

  • דפקטים /טעויות טעות גיוס הינה אחד ממקורות הבזבוז הכואבים שיותר של תהליך הגיוס. גיוס מועמד אשר לא היה צריך להתקבל גובה מהארגון מחירים רבים (כספיים ואחרים) ומחזיר אותנו אל נקודת ההתחלה – גיוס חוזר.  האם אנו מנתחים סיבות אי הצלחה של עובדים בחודשים הראשונים לעבודתם וחוזרים אל תהליך הגיוס בניסיון להגביר את האפקטיביות שלו? האם אנו מודדים את אחוז טעויות הגיוס שלנו ומנהלים תהליכי שיפור?
  • שינוע בתהליך מקור המתודולוגיה בעולם הייצור ושם היא מתייחסת לשינוע של חומר גלם. בשינוע אין עיבוד, אין יצירת ערך נוסף ולכן השינוע כשלעצמו נחשב כבזבוז (אם כי בזבוז הכרחי) שיש להקטין את ההשקעה בו למינימום. ההקבלה לכך בעולם הגיוס הם המועמדים שעוברים משלב לשלב בתהליך הגיוס. בארגונים רבים זימונים של מועמדים נעשים באופן מרוכז ע”י פונקציה אדמיניסטרטיבית ויחד חוברים למספר משרות שכל תכליתם זימון מועמדים. האם ההשקעה הארגונית במשרות אלו מוצדקת? תחליטו אתם.
  • מלאי מעבר לנדרש מאגר מועמדים ארגוני הינו חשוב ביותר ואחת הדרכים להקטנת עלויות בטווח הארוך. יחד עם זאת, השקעה ביצירת מלאי מעבר לנדרש גם היא בזבוז. האם אנחנו משקיעים ביצירת מלאי מועמדים יותר מהנדרש?  הגדירו לעצמכם מהי מטרת המאגר, אילו פרופילים, אילו נתונים חשובים לכם ואילו פרטים ידרשו לכם בעתיד.
  • תנועה מיותרת מקור בזבוז זה מדבר על תנועה מיותרת של אנשים שאין לה תכלית ממשית או שניתן להנדס אחרת את התהליך כך שתמנע תנועה מיותרת זו. בעידן האלקטרוני נחסכה לנו תנועה רבה. אני מקווה שתופעות עבר של השקעת זמן באיתור תיק מועמד מארכיון או מאתר א’ לאתר ב’ ושליחתם עם שליח היא היסטוריה שנותר רק להסתכל עליה לאחור בגיחוך. יחד עם זאת שאלו את עצמכם אם בכל שלב יש לכם ולמנהלים את הנדרש כדי למנוע הלוך חזור.
  • המתנה מעבר לנדרש נתחו את משך זמן לאיוש משרה שלכם (cycle time) ופרקו אותו לשלבים. ודאי תראו שרב הזמן מועמדים אינם נמצאים בתהליך אלא בהמתנה בין שלבים. בצמצום משך זמן זה וחיבור בין שלבים בתהליך ניתן לייעל בצורה דרמטית את תהליך הגיוס. ארגונים בחרו בדרכים חיבור שלבים כמו זימון לשני ראיונות צמודים באותו יום  (back to back) או ימי ראיונות מרוכזים בהם עובר המועמד תהליך גיוס מרוכז (מבחן מקצועי/ מרכז הערכה/ ראיונות) ובסופו מתקבלת החלטה על העסקתו ויש אף מכינים מראש הצעות עבודה (בעיקר בגיוסי מאסה).
  • מתן שירות עודף כאן אנו נותנים שירות היכן שאין בו צורך ממשי. לדוג’ ניהול סדרי עדיפויות לא נכון והשקעה בקידום מועמדים למשרה בה יש די מועמדים מתקדמים על פני אחרות.
  • תהליך ללא ערך ללקוח לעיתים אנחנו פועלים מתוך הרגל וממשיכים לבצע סדרי ושגרות עבודה רק כי כך נהגנו לעשות בעבר או נהגו כך לפנינו. מקור בזבוז זה בא לאתגר אותנו ושואל מהי תכלית התהליך והאם הוא משרת אותה. לדוג’ האם כל מקורות הגיוס מולם אנו עובדים אפקטיביים? האם תהליכי עבודה שאנו מורגלים בהם מייצרים תכלית? בדקו בעיקר חלקים אדמיניסטרטיביים בתהליך.

לנוחיותכם אספתי כאן מספר דרכים שהוכיחו את עצמן להתמודדות עם בזבוז בתהליכי הגיוס :

1) איתור טעויות ומניעתן

הגברת אפקטיביות תהליך הגיוס דרך הגברת המקצועיות של העוסקים במלאכה (הכשרות), הגדרת תהליכי עבודה שימנעו טעויות או בזבוז זמן על מועמדים שלא מתאימים לדרישות הארגון. לדוג’ בדיקת  תנאי סף באופן מובנה ומוגדר בתחילת התהליך. המקרה הכי קיצוני שנתקלתי בו הוא גיוס נהג שאין לו רישיון נהיגה – מקרה אמיתי!

2) טיוב מקורות גיוס

מדידת המידה בה מקורות הגיוס שלכם שולחים לכם קו”ח מתאימים, הגדרת דרישות סף ובחינה מתמדת של מי עובד בשבילכם ומי אתם עובדים בשבילו..

3) עקרון סגירת המעגל

כל פונקציה סוגרת את השלב עליו היא אחראית ללא צורך להשלמות אחריה. כך נמנע אדמיניסטרציה מיותרת (דוג’ הקלדת סיכומי ראיון ע”י פונקציה אדמיניסטרטיבית במקום ע”י המראיין)

4) סטנדרטיזציה בתהליך ויצירת כלים מובנים להשתמש בהם

כך נייצר למידה מתמשכת ולא נחזור לנקודת ההתחלה בכל פעם שמתחלפים אנשי הקשר. דוג’ לכלים – תהליך פתיחת משרה, תהליך אישור הצעת שכר, מבנה ראיון טלפוני, ראיון ממליצים, הגדרת נוהל עדכון מקורות גיוס ועוד.

5) SLA  פנים ארגוני

הגדירו את תהליך הגיוס וחלקו אותו לשלבים. הגדירו באחריות מי השלב ומה מצופה ממנו. איך נמדדת הצלחת השלב. תקשרו אחריות זו בארגון.

6) איתור צווארי בקבוק וניהול קפדני שלהם

בחנו מהן הטרנזקציות בעלות הנפחים הגבוהים ביותר אשר ניהול מוקפד שלהם ייעל את התהליך ונהלו אותם במרוכז. לדוג’ הקמת CVC שמרכז את מיון קו”ח לארגון כולו תוך שמירה על SLA  פנים ארגוני מוקפד.

 7) ולבסוף, טכנולוגיה

גם היא צריכה לעבוד בשבילכם ולא ההיפך. עבדו עם טכנולוגיה ידידותית אשר מקצרת זמנים ומייעלת תהליכים.

——————————————————–

איילת רוט הינה משנה למנכ”ל פילת מקבוצת היי קפיטל המתמחה בניהול ובפיתוח משאבי אנוש, המספקת פתרונות מתקדמים לארגונים ביניהם מיקור חוץ בגיוס ומש”א, ייעוץ ופיתוח ארגוני, תוכנת גיוס ופתרונות למידה מסורתיות ומתוקשבות.

 

השארת תגובה