ניהול אפקטיבי של מרכז ההדרכה בארגון

ניהול חכם של מרכזי הדרכה – איך לא לטבוע בלוגיסטיקה גם כשהיא רבה ומורכבת

מערך ההדרכה בארגון בנוי משני מרכיבים עיקריים: המרכיב התוכני (‘המה?’) והמרכיב הלוגיסטי (‘האיך?’).

המרכיב התוכני מתמקד בידע ובמיומנויות המודרכות. מרכיב זה הנו פיתוח ההדרכות המבוצעות. הוא מתחיל בתהליך של בדיקה וזיהוי צרכי ההדרכה, ‘ניתוח עיסוק’ של התפקידים בארגון, קביעת תכני ההדרכה (הידע והמיומנויות) והרצף שלהם בתהליך, בחירת שיטת ההדרכה המתאימה, פיתוח תכני ההדרכה והפקתם והגדרת מדדי הצלחה לתוכנית ההדרכה.

המרכיב הלוגיסטי מתמקד בפן המנהלתי של ההדרכה. מרכיב זה כולל תכנון צרכים ובניית תחזית קורסים לתקופה מוגדרת (רבעון/ חציון/שנתי), תפעול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי של הקורסים (אחריות לתקינות הציוד במרכז ההדרכה, עזרי הדרכה נדרשים וכד’), ניהול המדריכים (שיבוץ בקורסים, ניהול מאגר מדריכים, ווידוא הכשרה וכד’), זימון העובדים והמדריכים, תיאומים בין נותני שירות אחרים, ניהול ומעקב אחר רישום העובדים לקורס והפקת אישורים אם נדרש, העברת משובים וניתוחם, הנפקת אינדיקטורים (מדדים) ודו”חות לשיפור ומענה אדמיניסטרטיבי שוטף לכלל פעילויות מרכז ההדרכה עבור כלל העובדים בארגון.

בארגונים גדולים בהם מתקיימים תהליכי למידה רבים, ריכוז מערך ההדרכה במקום אחד- מרכז הדרכה, מאפשר שימוש מושכל במשאבי ההדרכה לצורך חיסכון בעלויות, וניהול ‘חכם’ של מערך ההדרכה שמשמעותו שמירה על רמה מקצועית גבוהה.

‘שימוש מושכל במשאבי הדרכה’ זו מילת המפתח. משאבי ההדרכה הנם מוגבלים- מספר מדריכים, כמות חדרי הדרכה, עזרי הדרכה ועוד. ניהול לא נכון של המרכיב הלוגיסטי/מנהלתי של ההדרכה עלול לגרום למצב של בזבוז משאבים, בלבול וחוסר שביעות רצון (הן של הלומדים והן של הארגון) בעוד שניהול נכון של המשאבים יתרום לחיסכון בעלויות, שימוש מיטבי של המשאב האנושי לטובת כלל משימות המרכז ויכולת עמידה בנפחים גדולים ומשתנים של הדרכות.

‘ניהול חכם’ של מערך ההדרכה מתבצע אודות לשימור הידע (knowledge capture) ע”י תיעוד מסמכים, פרוצדורות ונהלים, התמקצעות של כל העוסקים במלאכה היות וזו מהות תפקידם, ראייה רחבה והוליסטית התורמת לריכוז צרכים משותפים וניצול משאבים, שיתוף מידע, סטנדרטיזציה של נהלים ותהליכים ויכולת הנפקת אינדיקטורים (מדדים) לשיקוף המצב, זיהוי פערים וכשלים ונקיטת פעולה לתיקונם.

‘טיפים’  לניהול הלוגיסטיקה של מרכז ההדרכה:

1) שימוש מושכל במשאב האנושי של נותני השירות

  • הקצאת המשימות לעובדים בעלי היכולות המתאימות- בניהול לוגיסטיקת מרכזי הדרכה ישנן משימות שונות הדורשות מומחיות שונה. לדוג’: משימות תפעוליות הדורשות הבנה טכנית, משימות של ניתוח נתונים והוצאת דו”חות הדורשים יכולת ניתוח וירידה לפרטים מחד ועבודה על מערכות וקבצי אקסל מאידך.

  • יצירת גמישות מובנית בתוך הצוות- רצוי לוודא יכולת גיבוי לכל עובד ע”י עובד אחר בצוות, כדי להימנע ממצב בו עובד מסוים לא נמצא או עסוק במשימה מסוימת ואין יכולת לתת מענה למשימות נוספות או במצבים של עלייה בנפח פעילות בתחום מסוים. יכולת הגיבוי חשובה מאד בתפעול מרכז הדרכה שכן המערכת צריכה לעבוד כמו ‘שעון שוויצרי’, תקלה טכנית בכיתת הדרכה שלא ניתן לתת עליה מענה או double booking של כיתת הדרכה או מדריך יגרמו לביטול הדרכה או דחייתה והמשמעות היא הפסד כספי רב.

  • הקצאת חלונות זמן למתן מענה טלפוני ושעות קבלה פרונטליות לעובדים בנושאים הקשורים להדרכה תמנע הסחות והתעסקויות במהלך היום שפוגעות בפרודוקטיביות של העבודה השוטפת.

2) ניצול מרבי של המשאבים החומריים (כיתות הדרכה, הדפסות, עזרי הדרכה וכד’)

  • שמירה על תחזוקה שוטפת- שמירה על תחזוקה שוטפת של מתקני ההדרכה ואמצעי ההדרכה יחסכו לארגון כסף רב. עלויות תחזוקה הנן זולות משמעותית מעלויות תיקון במקרה של תקלה. רצוי לאמץ שגרות תחזוקה ברמה יומית/שבועית/חודשית/שנתית ולבצע בקרה שוטפת על קיומן.

  • ריכוז האחריות על שיבוץ חדרי ההדרכה ומתן מענה בשוטף בנוגע אליהם לעובדים ספציפיים בצוות יתרום לראייה רחבה של צרכי ההדרכה ולניצול מרבי של המשאב, מניעת מצבי double booking , ביצוע שינויים במקרים לא צפויים (לדוג’ צורך בהדרכה דחופה לא צפויה)תוך שמירה על מינימום פגיעה בתוכנית ההדרכות הקיימת.

  • היכרות עם ההדרכות השוטפות על מאפייניהן- היכרות טובה של צרכי ההדרכות השונות ואופיין (תכנים משתנים/קבועים)תסייע להתייעלות פעולות ההכנה ואף לחיסכון. לדוג’ במקרה שקורס מסוים מתקיים מס’ פעמים ותכניו קבועים הדפסת כל החומרים מראש, תתרום לניצול טוב של הזמן (ריכוז ההתעסקות הלוגיסטית בתכני הקורס בפעם אחת )וכן לחיסכון כספי, שכן ניתן לקבל עלויות נמוכות יותר בהדפסת כמויות גדולות.

 

3) שגרות מדידה ובקרה. (פעולת איסוף נתונים שוטפת תסייע לניהול מרכז הדרכה לומד ומתייעל, הסוגיה שחשוב לתת עליה את הדעת היא בחירת המדדים הרלוונטיים).

  • מדידה כמותית של נתונים במשך תקופה(רבעון/חציון/שנה) והשוואתה לתקופות מקבילות תסייע לנו בתכנון תוכנית קורסים אופטימאלית שהמטרה היא כמה שפחות שינויים במהלך התקופה. המדדים שיסייעו לנו הנם: מספר הקורסים שהועברו בתקופה נתונה, אחוז ביטולי קורסים, אחוז תוספת קורסים לא מתוכננים, מספר המשתתפים בכל קורס, אחוז ‘no show’ .

  • מדידה איכותית של נתונים כגון: שביעות רצון ממדריך, מתקני ההדרכה, מזון, הסעות וכד’ תסייע לשמירה ואף להגברת שביעות רצון הלומדים, מדד שידוע כמשפיע על אפקטיביות תהליך הלמידה.

 חשוב לזכור כי הלוגיסטיקה היא אמצעי ולא המטרה ולכן חובה לבצע בנוסף לכל המוזכר לעיל, גם תהליכי משוב ומדידה של הקורסים עצמם ומערך ההדרכה על מנת לנתח את תמונת המצב, לזהות פערים וכשלים ולנקוט בפעולות לתיקונם.

——————————————–

שרון גדעוני עוז הינה מנהלת מחלקת פתרונות למידה בפילת מקבוצת היי קפיטל המתמחה בניהול ובפיתוח משאבי אנוש, המספקת פתרונות מתקדמים לארגונים ביניהם מיקור חוץ בגיוס ומש”א, ייעוץ ופיתוח ארגוני, טכנולוגיות גיוס ופתרונות למידה מסורתיות ומתוקשבות.

השארת תגובה