כיצד לשמר ולפתח את הידע הארגוני?

חוששים מ’בריחת מוחות’ וידע ארגוני?
חושבים כיצד תוכלו לשמר ולפתח את המומחים בארגון?

בכל ארגון קיימת תשתית ידע מקצועית המהווה את הבסיס העסקי. בסיס הידע הוא כוחו של הארגון ובעזרתו הארגון שואף למצוינות עסקית. הידע המקצועי נמצא במוחם של האנשים בארגון אותם נהוג לכנות ‘מומחי ידע’.

מיהו מומחה ידע?

מומחה ידע הוא עובד שבבעלותו ידע מקצועי המשמש ציר מרכזי בכל אחד מהפתרונות שהארגון צורך ומספק:

  • הוא הסמכות המקצועית הבקיאה ביותר בעולם הידע הרלוונטי, בעל יכולת להסיק מסקנות ולהסביר את האופן בו קיבל את מסקנותיו.
  • מבצע תהליכים של פתרון בעיות למטרת מצוינות: מאתר ומגדיר את הבעיה, מאתר את הגורמים לבעיה, מציע פתרונות ומציג את התוצאות האפשריות, מדריך את המשתמש בביצוע הפתרונות, מבצע סדרי קדימויות בטיפול בבעיות ופתרונן, בודק את אפקטיביות הפיתרון.
  • תכונות ומיומנויות מאפינים:
    • חשוב מאד שהמומחה יהיה ידידותי, ושההסברים שהוא נותן יהיו ברורים ומובנים למשתמש.
    • אוטודידקט – מומחה ידע מוכשר בדרך כלל תוך כדי עבודתו השוטפת הכוללת הכשרות מתקדמות והעמקה בתחום מקצועי ספציפי כתוצאה מניסיון אישי או ארגוני.
    • סקרנות ללמוד ולהתפתח, להרחיב את הידע שלו

מומחה הידע אחראי על הנכסים המקצועיים של הארגון ולכן ישנה חשיבות רבה לתיעוד הידע שלו ולשיתוף בידע שלו.

למומחה הידע שלושה תפקידים עיקריים:

  1. מימוש הידע: איתור צורכי הידע בארגון ופיתוח מענה הולם להם, פתרון בעיות, מקור להתייעצויות ומענה על שאלות, השתתפות בוועדות היגוי וצוותי חשיבה והמלצה ליישום הידע במקומות הנדרשים.
  2. שיתוף הידע: אחריות למאגר תוכן עשיר ועדכני של כלל התיעוד הקיים בנושא, סינון ועיבוד ידע נלמד והפצתו בקרב גורמים רלוונטיים בארגון, איסוף והזנת תכנים ועריכתם באזורי התוכן הרלוונטיים, הדרכת עובדים, מתן הרצאות במפגשים פרונטאליים ביחידות האירגוניות השונות.
  3. חידוש הידע: לימוד והעמקה של הידע תוך התעדכנות בהתפתחויות החדשות בארץ ובעולם, הכרות עם טכנולוגיות/ שיטות חדשות כדי לבחון רלוונטיות התפיסות המיושמות בארגון, איסוף והערכת מודיעין עסקי על פעילות המתחרים בנושא, שמירה על עדכניות הארגון (updated ) וחדשנות.

השאיפה של כל ארגון היא להגדיל את מספר מומחי הידע. במקביל, קיים ניגוד אינטרסים מובנה בין מומחי הידע המחזיקים בתשתית הידע המקצועי ורוצים לשמר את המומחיות בידיהם, שהרי ידע=כח, לבין האינטרס של הארגון לפזר את הידע בקרב כמה שיותר עובדים: הרחבת תשתית הידע המקצועי ומניעת תלות פרסונאלית מתוך ראייה של הגברת המקצועיות, הגמישות והביטחון העסקי של הארגון.

כדי להתמודד עם ניגוד אינטרסים זה, האתגר המקצועי של כל ארגון הוא לשמר ולפתח את מומחי הידע כך, שהדרכת עובדים אחרים ו’פיזור’ הידע שלהם לא יאיימו עליהם.

האתגר המקצועי יכול להיות מתורגם להשקעה בשימור ובפיתוח מומחי הידע באמצעות פתרון הדרכתי המחזק את תפישת תפקיד המומחה, מפתח את הכישורים והיכולות שלו ומספק לו כלים פרקטיים להנחלה אפקטיבית של הידע שלו בארגון.

מחקרים שונים מציגים פרמטרים שונים החשובים לעובדים בעבודה מעבר לשכר: הערכה – תחושה שרואים אותי, שאני מוערך.עניין – אני קם בבוקר ועושה את מה שאני אוהב. שייכות – להרגיש שיש לי מקום ושאני שייך.

הפתרון ההדרכתי למומחה הידע יסייע לשימורו ופיתוחו. ככל שמומחה הידע יועצם, הוא יבין את המשמעות שלו לארגון, הוא ייתפס בעיניי האחרים כיותר משמעותי, הוא ירצה להמשיך בארגון וכן הארגון ירצה לשמרו לאורך זמן.

ועדיין, כיצד ניתן להתמודד עם הקונפליקט של מומחה הידע בין ריכוז הידע לפיזורו?

מודל ‘הכוס המלאה’ לפתירת קונפליקט מומחה הידע – כאשר כוס המים מלאה וננסה למזוג לתוכה עוד מים, המים יגלשו וישפכו לצדדים.
כדי שמומחה יוכל להתחדש כל הזמן בידע ולהישאר מעודכן, עליו לפנות חלק מ״הנוזל״ שהוא מכיל ב״כוסו״, על ידי העברתו לעובדים אחרים. פינוי חלק מה”נוזל” משמעותו העברת הידע שלו לאחרים באמצעות הדרכות ותיעוד הידע במאגר מידע זמין לכל, וכך במקום להתעסק בשוטף במתן ייעוץ ופתרון בעיות, מומחה הידע יפנה את זמנו לטובת למידת ידע חדש ועדכני, פתרון בעיות “מתקדמות” וביצוע פעולות העשרה כגון כתיבת מאמרים.

המודל מורכב מ-3 שלבים:

  1. “זיהוי הכוס המלאה”- זיהוי תחום המומחיות ונושאי הידע הממלאים אותו
  2. “ריקון הכוס”- תיעוד הידע, מתן ייעוץ והעברת הידע
  3. “מילוי הכוס”- למידה והתחדשות בידע נוסף

מודל ‘הכוס המלאה’ פותר את הפרדוקס הפנימי בתפיסתו של המומחה לאורך זמן. מומחה אשר מרוקן את ״כוסו״ בצורה מושכלת, מייצר תשתית ידע מקצועי בארגון, מפנה עצמו מטיפול בשוטף, ומחזק את מומחיותו תוך עיסוק באתגרים מתקדמים ומורכבים. מומחה הידע מפנה לעצמו זמן לעיסוק בחדשנות ברמת הפתרון הטכני וברמת פתרונות מהמעלה השנייה, מומחיותו גדלה ומתפתחת לכיוון המצוינות והארגון מתקדם ומתרחב מקצועית.

הפנמת המודל אצל מומחה הידע, תסייע להבנתו בתרומה האישית והאינטרס האישי שלו לחלק ו’לשחרר’ את הידע שברשותו. בדרך זו הוא יראה בארגון תשתית לגדילה והתפתחות אישית, המוטיבציה שלו להישאר בארגון תתעצם, הלויאליות לארגון תעמיק, הוא יהפוך משמעותי יותר לארגון וכך תיווצר תחושת תלות של העובד בארגון והוא יישאר בארגון לאורך זמן רב יותר.
מקונפליקט של ניגוד אינטרסים נוצר מודל תלות של מומחה הידע בארגון.

חשוב לאפשר למומחה הידע את ההזדמנות לזהות את כוחו, לשמרו ולפתחו באמצעות תכנית יישומית, במהלכה המומחה יתנסה בכלים ומודלים חדשניים, יפתח תוצרים לחיזוק היסודות המקצועיים של הארגון וירכוש כלים לעיצוב דור המומחים הבא. התכנית אמורה להתבסס על מודל ״הכוס המלאה״, דהיינו:

  • גיבוש תפישת תפקיד מומחה ידע , הגדרת הכישורים והמיומנויות הנדרשים.
  • רכישת כלים ומיומנויות לתיעוד הידע, מתן יעוץ מקצועי והעברתו (כולל כלים לחניכה ופיתוח ה’דור הבא’)
  • בניית תכנית פיתוח אישי ויצירת פתרונות חדשניים.

התוצאה – win-win situation:

מומחה הידע ירוויח מהארגון:

  • הכרה – במומחיותו ויחודיות הידע שלו.
  • הוקרה – תודה על תרומתו, הכרה בנחיצותו ובחשיבותו לארגון,
  • יוקרה – סמלי סטאטוס וכותרות המעידות על מעמדו.

הארגון ירוויח ממומחה הידע:

  • שימור הידע הארגוני – בדרך של תיעוד והדרכה
  • חדשנות – באמצעות הוספת ידע חדש ומעודכן,
  • שימור ופיתוח העובד – המומחה
  • חיסכון בעלויות – בשל צמצום תחלופת מומחים והצורך בהכשרת עובדים חדשים.

——————————————–
שרון גדעוני עוז הינה מנהלת מחלקת פתרונות למידה בפילת מקבוצת היי קפיטל המתמחה בניהול ובפיתוח משאבי אנוש, המספקת פתרונות מתקדמים לארגונים ביניהם מיקור חוץ בגיוס ומש”א, ייעוץ ופיתוח ארגוני, טכנולוגיות גיוס ופתרונות למידה מסורתיות ומתוקשבות.

השארת תגובה